POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE LA CÁMARA COLOMBIANA DE COMERCIO ELECTRÓNICO (CCCE)

La CCCE es una entidad sin ánimo de lucro, que agremia empresas que desarrollan actividades de comercio electrónico; busca ser un movilizador para las empresas en la adaptación de tecnologías transaccionales y de esta forma divulgar el uso del comercio electrónico y del e-business para fomentar la competitividad empresarial. También busca favorecer el intercambio de experiencias y la realización de proyectos piloto de investigación y prácticas de comercio electrónico a nivel local e internacional.

En la CCCE nos preocupamos por la privacidad de la información y queremos que usted esté familiarizado con la forma en que recolectamos, tratamos, utilizamos y/o divulgamos la información. La presente Política de Privacidad está basada en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, describe nuestras prácticas en relación con la información que nosotros o nuestros proveedores recopilamos a través de cualquier sitio web, plataforma o aplicación operados y controlados por la CCCE.

Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta Política de Privacidad y nos autorizan a su tratamiento en los términos de esta política cuando proporciona los datos a través de los diferentes medios.

Nuestros datos de contacto

Razón Social: Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE)

Dirección: Carrera 10 # 97A-13 Oficina 304 Torre A, Edificio Bogotá Trade Center

Teléfono: 57 (1) 300 4537

Celular: 57 (321) 2591329

Email: info@cce.org.co

Aceptación de la presente Política de Privacidad de Datos Personales

La aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos se presenta con anterioridad a que el Titular de la información nos proporcione sus datos, por medio de cualquiera de nuestros canales de atención, sea por medio de nuestro correo electrónico, páginas web, redes sociales, plataformas, entre otros.

Al aceptar la presente Política de Tratamiento de datos, el Titular de la información autoriza a la CCCE como Responsable de la Información, a tratar sus datos conforme a los objetivos y finalidades que en el presente documento se indican. Por tratamiento de la información debe entenderse toda operación de registro, recolección, uso, procesamiento, almacenamiento, circulación, supresión, transmisión, transferencia dentro o fuera del país como también para:

• Enviar al Titular por medio de cualquiera de nuestros canales, información relacionada con noticias, eventos, información de carácter económico, legal del sector, comunicados oficiales y demás información relacionada con las actividades y servicios de la CCCE.
• En caso de requerimiento de entidades de control o autoridades judiciales, la información de nuestras bases de datos será suministrada bajo las normas de privacidad vigentes.
• Para el cumplimiento de auditorías o mejoras en los procesos internos, se permitirá el acceso a los datos de forma segura.
• Para la contratación del procesamiento o almacenamiento en terceros proveedores que cumplan con políticas de seguridad y privacidad.
• Utilizar la información con fines estadísticos y de mercadeo propios o de terceros con los cuales la CCCE tenga relación o convenios.

Tipos o clases de datos personales que reposan en nuestras bases de datos

Los datos personales que recolectamos en nuestra base de datos son utilizados y tratados para cumplir con nuestro objeto gremial. A continuación, enlistamos el tipo o clase de información que recolectamos en nuestras bases de datos:

• Nombre.
• Cargo.
• Profesión.
• Edad
• CC o NIT.
• Teléfono fijo.
• Celular.
• Dirección.
• Dirección de correo electrónico.
• URL.
• Usuario de redes sociales.

Igualmente, recolectamos de nuestros trabajadores y proveedores la siguiente información:

• Información personal relacionada con su fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, grados de escolaridad, experiencia laboral, referencias personales, nivel y estado socioeconómico y situación financiera.
• Información personal relacionada con su estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales.
• Información personal relacionada con su núcleo familiar y dependiente, y sus preferencias personales en términos de actividades y hobbies.
• Imágenes de vídeo captadas por las cámaras de videovigilancia instaladas en nuestras instalaciones.

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones gremiales, legales y/o contractuales a nuestro cargo, especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria, o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

No verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos sean proporcionados.

Finalidades del tratamiento

Al proporcionar sus Datos Personales, el Titular nos autoriza a usar esta información para las finalidades señaladas en la respectiva solicitud en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad.

Si usted nos proporciona datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (i) usted nos autorice a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, (vi) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (vii) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad. Al aceptar esta política de privacidad, nos autoriza para hacer tratamiento de la información recolectada con la finalidad de cumplir con los objetivos de la CCCE.

A continuación, enlistamos las finalidades del tratamiento de la información:

• Enviar comunicaciones por diferentes medios y canales, relacionadas con eventos organizados por la CCCE o por terceros.
• Enviar comunicaciones por diferentes medios y canales relacionadas con capacitaciones organizadas por la CCCE o por terceros.
• Transferir y/o transmitir la información a terceros que requieran establecer contactos comerciales con los afiliados y sus representantes, en general y sin limitarse a asuntos de comercio electrónico, economía digital e Internet.
• Enviar información de publicidad y ofertas comerciales que permitan el impulso de productos y/o servicios que sean o no ofrecidos por parte de la CCCE, sus afiliados o terceros.
• Enviar información y mensajes promocionales y/o publicitarios relacionados con eventos, actividades, promociones u ofertas en las cuales la CCCE sea o no parte en cualquier calidad o realizar actividades de mercadeo de afiliados o a solicitud de terceros.
• Enviar información, publicidad, ofertas comerciales sobre los eventos de activación de ventas de la CCCE, ofrecimiento de servicios del gremio.
• Enviar información, publicidad, ofertas comerciales sobre eventos, capacitaciones, informes económicos, informes legales, estudios de nuestros afiliados.
• Remitir información relacionada a la gestión gremial que se desarrolla diariamente. Información acerca de nuestros servicios y productos, alianzas, estudios, publicaciones, investigaciones, encuestas, eventos, gestiones comerciales, seguimientos normativos, proyectos y capacitaciones, entre otros similares.
• Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información en nuestras bases de datos.
• Realizar actividades dirigidas a fortalecer la presencia institucional de la CCCE y a realizar contactos con terceros para el ejercicio de estas actividades.
• Gestionar las relaciones con proveedores y empleados lo cual puede incluir actualización de datos o llevar a cabo controles reglamentarios;
• Gestionar el cumplimiento de los términos establecidos en la relación laboral como: Afiliación y aportes a las entidades de seguridad social, creación de contrato laboral, generación de pagos y beneficios laborales, así como programas de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad.
• Realizar estudios de mercado y definir el perfil de nuestros usuarios.
• Realizar estudios de mercado para definir el perfil de nuestros usuarios, realizar publicidad y prospección comercial.
• Gestionar medios de comunicación social y/o contenido editorial.
• Desarrollar guías/catálogos de servicios de comercio electrónico, economía digital y actividades a fines.
• Gestionar la fidelización, así como las sanciones, amonestaciones, llamados de atención y exclusiones de los afiliados.
• Facilitar el registro de entrada y salida de documentos.
• Realizar actividades con fines históricos, científicos o estadísticos.
• Contactar a posibles oferentes en los procesos de adquisición de bienes y/o servicios que adelante la CCCE.
• Realizar el cobro de afiliaciones de bienes y/o servicios que ofrezca o preste la CCCE.
• Realizar las citaciones respectivas a la Asamblea de afiliados, Consejo Directivo y demás Comités de apoyo o Comisiones del gremio.
• Evaluar la calidad del servicio.
• Elaborar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de mercado o de consumo, incluyendo la posibilidad de contactarlo para dichos propósitos.
• La información podrá ser anonimizada con el fin de elaborar estadísticas, estudios y análisis de mercadeo o de consumo que podrán ser utilizados por la CCCE y/o terceros.
• Identificar, recolectar y asociar a los datos, información sobre preferencias de navegación del titular en los portales de la CCCE, Hot Sale® Cyberlunes®, YaestoyOnline.com, así como datos de georreferenciación o y/o ubicación específica que generen dispositivos móviles, para mejorar la experiencia del usuario, conocer su perfil de navegación, entregar información y/o publicidad segmentada sobre productos y/o servicios propios o de terceros.
• Transmitirlos y/o transferirlos dentro o fuera de Colombia, a terceros que actúen como encargados o responsables del tratamiento y que provean servicios tecnológicos, logísticos, administrativos, de distribución, e-mail marketing, contact center y/o cualquier otro servicio que requiera la CCCE en cumplimiento de su objeto social.
• Transferirlos y/o transmitirlos dentro o fuera de Colombia para el desarrollo de actividades comerciales o de mercadeo.
• Entregar información ante autoridades públicas o privadas, nacionales o extranjeras cuando se requiera para dar cumplimiento a sus deberes legales o reglamentarios, incluyendo dentro de éstos, aquellos referentes a la prevención de la evasión fiscal, lavado de activos y financiación del terrorismo u otros propósitos similares.
• Incluir números de contacto en los grupos de chat en línea, que la CCCE considera, con la finalidad de enviar información de actualidad, eventos, capacitaciones, entre otras similares.
• Las imágenes captadas por nuestros sistemas de video vigilancia tienen el objetivo de salvaguardar la seguridad e integridad de las personas, bienes e instalaciones de la organización, así como prueba en caso de investigaciones de incidentes o accidentes laborales o cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales.

Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, los titulares de datos personales nos autorizan para hacerles llegar, por distintos medios y canales (incluyendo, pero no limitándose a correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y/o servicios que son de interés de nuestros afiliados, empleados y proveedores. La información enunciada le será remitida a los titulares de la información en las condiciones establecidas en la Ley 2300 de 2023.

Seguridad de la Información

Tenemos establecidas políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos. Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.

El Titular de la información que brinde datos por medio de cualquiera de nuestros canales, se encuentra en el deber de suministrar información veraz y cierta con el objetivo de cumplir con las actividades y servicios que la CCCE presta. Considerando lo anterior, se presume la veracidad de la información brindada por los Titulares de datos.

Sistemas de video vigilancia

En las instalaciones físicas de la CCCE contamos con cuatro cámaras de seguridad, ubicadas en áreas donde no se ve afectada la intimidad del titular, con el objetivo de salvaguardar la seguridad e integridad de nuestros empleados y de las personas que nos visitan, así como los bienes e instalaciones de la organización. La recopilación de las imágenes por parte de la CCCE, como responsable de la información, tendrá como fin salvaguardar la seguridad al interior de las instalaciones, por lo tanto, los titulares entienden y aceptan que las imágenes sean tratadas conforme a lo establecido en la presente política de privacidad.

Los datos tratados mediante los sistemas de video vigilancia serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. En este sentido, el suministro de éstos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad.

Los derechos y procedimientos con los que cuentan los titulares de los datos son los siguientes:

Derechos y procedimientos

Usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales. Estos derechos se enuncian a continuación:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.
• Acceder y suprimir las imágenes tratadas mediante las cámaras de video vigilancia en la medida que no exista un deber legal o contractual que impida tal supresión.

Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes:

Procedimiento para consultas

Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual le suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si los titulares o las personas autorizadas consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a la CCCE con sus datos de identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer como prueba de los hechos. Si el reclamo resultare incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo, en los términos del artículo 17 de la Ley 1755 de 2015, estatutaria del Derecho de Petición.

2. En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, la CCCE dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles hecho que le será informado al Titular de manera oportuna.

3. De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico natalia.martinez@cce.org.co, o al teléfono +57 (1) 300 4537 de conformidad con lo establecido en esta Política de Privacidad.

Podremos modificar en cualquier momento los términos y condiciones de esta Políticas de Privacidad. Cualquier modificación se informará en la página web y publicando una versión actualizada de las políticas de privacidad. Las bases de datos tendrán vigencia indefinida, de conformidad las finalidades y usos de la información.

Esta política fue modificada y publicada en nuestro sitio web el 18 de enero de 2024 y entra en vigor a partir de la fecha de publicación.

Versión Quinta. Elaborado: Gerencia Legal y de Políticas Públicas. Fecha: Enero de 2024